Et kjølerom på 7 grader er ikke en katastrofe. Det er at ingen gjør noe med det som er problemet. Internkontrollen handler like mye om hva dere gjør når noe går galt, som om målingene som er i orden.
Mattilsynet ser etter tre ting når noe har gått feil: at det ble oppdaget, at noen gjorde noe med det, og at det er skrevet ned. Med Vevja skjer alle tre nesten av seg selv.
Utenfor grensen = avvik, automatisk
Når en ansatt registrerer en temperatur som er utenfor grensen for kontrollpunktet, trenger hun ikke å gjøre noe ekstra. Hun skriver inn målingen som vanlig.
Vevja markerer runden som «Utenfor grense» og oppretter et avvik med målingen, kontrollpunktet og hvem som målte. Den ansatte får beskjed på skjermen om at avviket er opprettet.
Alt annet kan meldes fra mobilen
Ikke alle avvik er temperaturer. En løs tetningslist, knust glass, en leveranse som kom for varm — de ansatte ser det først. Under «Åpne avvik» i appen ser alle hva som ikke er løst ennå, og kan melde et nytt avvik med én knapp.
Avviksmeldingen er kort: hva skjedde, eventuelt noen detaljer, og hvilket arbeidssted det gjelder. Etterpå kan de legge ved bilder.
Lederen lukker avviket med et tiltak
Ledere varsles når et avvik opprettes, dersom dere har slått på varsler. I Vevja på nett ser de listen over avvik og kan åpne hvert enkelt.
Et avvik kan bare lukkes med et korrigerende tiltak: hva som ble gjort for å rette det, og hva som gjøres for at det ikke skjer igjen. Uten dette er avviket bare en klage. Med det er avviket dokumentasjon på at internkontrollen virker.
Kort oppsummert
- Feil temperatur fanges opp automatisk. Ingen må huske å skrive avviksmelding.
- Alle kan melde fra. De som ser problemet først, kan registrere det der og da.
- Tiltaket er obligatorisk. Et avvik kan ikke lukkes uten at det står hva som ble gjort.
- Alt henger sammen. Målingen, avviket og tiltaket ligger i samme logg, med navn og tid.
I siste artikkel i serien ser vi på hvordan du henter fram alt dette når Mattilsynet står i døra.
