Ein Kühlraum mit 7 Grad ist keine Katastrophe. Das Problem ist, dass niemand etwas dagegen unternimmt. Die interne Kontrolle betrifft genauso sehr, was ihr tut, wenn etwas schiefgeht, wie die Messungen, die in Ordnung sind.
Die Lebensmittelaufsicht (Mattilsynet) prüft drei Dinge, wenn etwas schiefgegangen ist: dass es entdeckt wurde, dass jemand etwas dagegen unternommen hat und dass es dokumentiert wurde. Mit Vevja geschieht all dies fast von selbst.
Außerhalb der Grenze = Abweichung, automatisch
Wenn ein Mitarbeiter eine Temperatur misst, die außerhalb der Grenze für den Kontrollpunkt liegt, muss sie nichts zusätzliches tun. Sie gibt die Messung wie gewohnt ein.
Vevja markiert die Runde als „Außerhalb der Grenze“ und erstellt eine Abweichung mit der Messung, dem Kontrollpunkt und dem Namen des Messenden. Der Mitarbeiter erhält eine Meldung auf dem Bildschirm, dass die Abweichung erstellt wurde.
Alles andere kann vom Handy aus gemeldet werden
Nicht alle Abweichungen sind Temperaturen. Eine undichte Dichtung, zerbrochenes Glas, eine Lieferung, die zu warm ankam – die Mitarbeiter sehen es zuerst. Unter „Offene Abweichungen“ in der App sehen alle, was noch nicht behoben wurde, und können mit einem Knopfdruck eine neue Abweichung melden.
Die Abweichungsmeldung ist kurz: Was ist passiert, eventuell einige Details und welcher Arbeitsplatz betroffen ist. Anschließend können Fotos hinzugefügt werden.
Der Vorgesetzte schließt die Abweichung mit einer Maßnahme
Vorgesetzte werden benachrichtigt, wenn eine Abweichung erstellt wird, sofern ihr Benachrichtigungen aktiviert habt. In Vevja im Web sehen sie die Liste der Abweichungen und können jede einzelne öffnen.
Eine Abweichung kann nur mit einer korrigierenden Maßnahme geschlossen werden: Was wurde unternommen, um sie zu beheben, und was wird getan, damit es nicht wieder passiert. Ohne dies ist die Abweichung nur eine Beschwerde. Mit dieser Maßnahme wird die Abweichung zur Dokumentation, dass die interne Kontrolle funktioniert.
Kurz zusammengefasst
- Falsche Temperaturen werden automatisch erfasst. Niemand muss daran denken, eine Abweichungsmeldung zu schreiben.
- Jeder kann melden. Diejenigen, die das Problem zuerst sehen, können es sofort registrieren.
- Die Maßnahme ist verpflichtend. Eine Abweichung kann nicht geschlossen werden, ohne dass steht, was unternommen wurde.
- Alles hängt zusammen. Messung, Abweichung und Maßnahme sind in derselben Protokollierung mit Namen und Zeit vermerkt.
Im letzten Artikel der Serie sehen wir uns an, wie ihr all dies abruft, wenn die Lebensmittelaufsicht (Mattilsynet) vor der Tür steht.
