Ett kylrum på 7 grader är ingen katastrof. Problemet är att ingen gör något åt det. Internkontrollen handlar lika mycket om vad ni gör när något går fel, som om mätningarna som är i ordning.
Livsmedelsverket letar efter tre saker när något har gått fel: att det upptäcktes, att någon gjorde något åt det, och att det är dokumenterat. Med Vevja sker alla tre nästan av sig själva.
Utanför gränsen = avvik, automatiskt
När en anställd registrerar en temperatur som är utanför gränsen för kontrollpunkten, behöver hon inte göra något extra. Hon skriver in mätningen som vanligt.
Vevja markerar rundan som «Utanför gräns» och skapar ett avvik med mätningen, kontrollpunkten och vem som mätte. Den anställda får meddelande på skärmen om att avviket har skapats.
Allt annat kan rapporteras från mobilen
Inte alla avvik är temperaturer. En lös tätningslist, krossat glas, en leverans som kom för varm – de anställda ser det först. Under «Öppna avvik» i appen ser alla vad som ännu inte är löst, och kan rapportera ett nytt avvik med en knapp.
Avviksrapporten är kort: vad hände, eventuellt några detaljer, och vilken arbetsplats det gäller. Därefter kan de bifoga bilder.
Chefen stänger avviket med en åtgärd
Chefer meddelas när ett avvik skapas, om ni har aktiverat aviseringar. I Vevja på nätet ser de listan över avvik och kan öppna varje enskilt.
Ett avvik kan bara stängas med en korrigerande åtgärd: vad som gjordes för att rätta till det, och vad som görs för att det inte ska hända igen. Utan detta är avviket bara en klagomål. Med det är avviket dokumentation på att internkontrollen fungerar.
Kort sammanfattat
- Fel temperatur fångas upp automatiskt. Ingen behöver komma ihåg att skriva en avviksrapport.
- Alla kan rapportera. De som ser problemet först kan registrera det där och då.
- Åtgärden är obligatorisk. Ett avvik kan inte stängas utan att det står vad som gjordes.
- Allt hänger ihop. Mätningen, avviket och åtgärden finns i samma logg, med namn och tid.
I den sista artikeln i serien ser vi på hur du hämtar fram allt detta när Livsmedelsverket står i dörren.
